Alle Unterlagen, die vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft auszulegen sind, sind gem. § 176 Abs. 1 S. 1 in Verbindung mit § 175 Abs. 2 AktG auch in der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Dies ist somit der Jahresabschluss, der Lagebericht, der Bericht des Aufsichtsrats und, soweit im letzten Geschäftsjahr ein Gewinn erzielt wurde, der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns. Handelt es sich um ein börsennotiertes Unternehmen, ist zusätzlich ein erläuternder Bericht zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB auszulegen. Ist die Gesellschaft ein Mutterunternehmen im Sinne des § 290 Abs. 1 u. 2 HGB müssen gem. § 175 Abs. 2 u. 3 in Verbindung mit § 176 Abs. 1 AktG auch der Konzernabschluss, der Konzernlagebericht sowie der Prüfungsbericht des Aufsichtsrats zugänglich sein.
Die Auslagen können entweder in Papierform im Versammlungsraum ausliegen oder z.B. über Monitore in elektronischer Form einsehbar sein. Erforderlich ist hierbei, dass die Aktionäre in angemessener Form und Zeit Einsicht nehmen können1. Um dies zu gewährleisten, sollten ausreichende Kopien der Unterlagen verfügbar sein. Diese müssen mit dem Original übereinstimmen2. Damit die Aktionäre dies überprüfen können, ist es empfehlenswert, auch die Originalunterlagen auf der Hauptversammlung bereitzuhalten. Um einen Verlust der Originale zu vermeiden, sollte darauf geachtet werden, dass diese nur unter Aufsicht eingesehen und nicht an den Aktionär ausgehändigt werden. In der Praxis erfolgt die Auslage der Unterlagen meist am Wortmeldetisch oder an einem Informationstisch, der durch einen Mitarbeiter der Gesellschaft beaufsichtigt wird. So wird gewährleisten, dass die Unterlagen während der Versammlung immer verfügbar sind und der Mitarbeiter kann dem Aktionär bei der Suche der entsprechenden Unterlagen behilflich sein. Um auch Aktionären, die mit der Bedienung neuer Medien nicht vertraut sind, die Einsicht in die Unterlagen zu gewähren, sollte von einer ausschließlichen Zugänglichmachung durch elektronische Medien Abstand genommen werden3.
Auf die korrekte und umfassende Auslage aller notwendigen Unterlagen muss sorgfältig geachtet werden, da ein Verstoß gegen § 176 Abs. 1 AktG einen Anfechtungsgrund im Sinne des § 243 Abs. 1 AktG darstellt4.