Die Hauptversammlung kann nicht an jedem beliebigen Ort abgehalten werden. Der Versammlungsort ist im Aktiengesetz grundsätzlich in § 121 Abs. 5 AktG geregelt. Demnach soll die Hauptversammlung am Firmensitz abgehalten werden1. Der Sitz der Gesellschaft muss im Bundesgebiet liegen2 und in der Satzung bestimmt sein. Hat die Gesellschaft einen Doppelsitz, so kann an jedem Sitz einberufen werden3.
Fehlt an dem Gesellschaftssitz ein geeigneter Versammlungsraum oder bestehen anderweitige Sachgründe kann von dieser Regelung abgewichen werden, was jedoch das Risiko einer Anfechtung der Hauptversammlungsbeschlüsse erhöht, da die Unzulässigkeit des Orts einen Anfechtungsgrund4 darstellen kann, sollte dieser andere Versammlungsort nicht günstiger für sämtliche Gesellschafter sein5. Sind die Aktien an einem regulierten Markt zugelassen, kann die Hauptversammlung außer am Gesellschaftssitz auch am Sitz einer inländischen Börse abgehalten werden6.
Bei den meisten Aktiengesellschaften ist der Hauptversammlungsort durch eine Satzungsregelung festgelegt. Diese Möglichkeit gewährt das Aktiengesetz ausdrücklich in § 121 Abs. 1 S. 1 AktG. Die Angabe in der Satzung darf hierbei auch mehrere Orte nennen, unter denen der Vorsitzende auswählen kann oder die Auswahl auf eine geografische Vorgabe beschränken. So ist z.B. auch die Formulierung „Die Hauptversammlung muss in einer Stadt in Bayern stattfinden“ zulässig7.Solch einer Regelung kommt in der Praxis dann große Bedeutung zu, wenn sich der Gesellschaftssitz in einem kleineren Ort befindet und für die Hauptversammlung nur ein kleiner Saal oder das Firmengebäude zur Verfügung steht. Gibt es in solch einem Fall keine Ausweichmöglichkeit auf einen anderen Ort mit ausreichenden Kapazitäten, besteht bei einem Anstieg der Hauptversammlungspräsenz das Risiko, dass nicht alle Personen im Versammlungssaal untergebracht werden können und der Hauptversammlung folgen können. Kann ein teilnahmeberechtigter Aktionär aus diesem Grund nicht an der Versammlung teilnehmen und seine Aktionärs- und insbesondere Stimmrechte ausüben, besteht ein Anfechtungsgrund8. Auch bei bestehender Satzungsregelung sollte aus diesem Grund regelmäßig die Entwicklung der Teilnehmerzahlen kontrolliert werden und auf die Auswahl eines geeigneten Veranstaltungssaales geachtet werden, da die Hauptversammlungspräsenzen aufgrund steigender Geschäftsentwicklung und besonderer Geschäftsvorfälle stark schwanken können.
Neben der Größe des Veranstaltungssaales, ist auch die technische Ausstattung und die räumliche Gestaltung zu berücksichtigen. Um ein Teilnehmerverzeichnis erstellen und Abstimmungen im Subtraktionsverfahren durchführen zu können, ist es wichtig, dass man den Präsenzbereich genau definieren und überprüfen kann, so dass alle Aktionäre registriert werden können und die Versammlung nicht unbemerkt betreten oder verlassen können. Zudem sollte in der Nähe des Versammlungsraumes ein weiterer Raum zur Verfügung stehen, in dem ein eventuelles Spezialisten-Team den Vorstand bei der Beantwortung der Aktionärsfragen unterstützen kann. Um Anfechtungsrisiken auszuschließen ist es sinnvoll, den gesamten Präsenzbereich zu beschallen. Bei großen Veranstaltungen oder kritischen Versammlungen, die mehrmals durch Pausen unterbrochen werden, können Fehler bei der Protokollierung der Aktionärsfluktuation vermieden werden, wenn die Aktionäre den Präsenzbereich nicht verlassen müssen, um beispielsweise Toiletten und den Catering-Bereich aufzusuchen.