Damit die auf der Hauptversammlung einer börsennotierten Aktiengesellschaft gefassten Beschlüsse wirksam werden, müssen diese durch eine notarielle Niederschrift beurkundet werden1. Auf einen Notar verzichten können nur Gesellschaften, die nicht börsennotiert sind und auf deren Hauptversammlung keine Beschlüsse gefasst werden, für die das Gesetz eine qualifizierte Mehrheit verlangt2. Bei solchen Hauptversammlungen reicht für die Gültigkeit der Beschlussfassung eine Niederschrift aus, die vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats unterzeichnet wird.
Die Auswahl des Notars erfolgt in der Regel durch den Vorstand3. In der Praxis werden für die Protokollierung der Hauptversammlung meist Notare beauftragt, die über eine große Hauptversammlungserfahrung verfügen. Grundsätzlich kann zur Erstellung des Protokolls jedoch jeder Notar beauftragt werden. Eine örtliche Zuständigkeit ergibt sich allerdings aus den §§ 10, 11 BnotO. Demnach ist der Notar bei der Ausübung seiner Tätigkeit auf den Amtsgerichtsbezirk bzw. den Oberlandesgerichtsbezirk, in dem er seinen Amtssitz hat, beschränkt. Eine Tätigkeit außerhalb seines Amtsbezirkes bzw. außerhalb des Landes hat jedoch keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit der Beurkundung4.