Hauptversammlung AG

Neben den Angaben über die Gesellschaft, Ort und Zeit der Versammlung und zu den Tagesordnungspunkten mit den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat sind für den Einberufungstext bei börsennotierten Aktiengesellschaften noch weitere Informationen notwendig. So sind zusätzlich die Teilnahmevoraussetzungen für die Aktionäre anzugeben, die Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und, bei Gesellschaften mit Inhaberaktien, der Nachweisstichtag (sog. Record Date) und dessen Bedeutung¹.

Bei den Angaben zu den Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts ist zu beachten, ob die Satzung der Gesellschaft ein Anmeldeerfordernis² vorschreibt. Ist dies der Fall, muss dies im Einberufungstext genannt werden.

Ebenso muss das Datum des Record Date bekannt gemacht werden, wenn die Satzung für die Teilnahme an der Versammlung und die Stimmrechtsausübung einen Nachweis des Anteilsbesitzes fordert. Um Anfechtungsrisiken zu vermeiden, sollte sorgfältig auf die Formulierung des Textes geachtet werden. So ist es empfehlenswert, das Datum genau anzugeben und auch auf die Uhrzeit des letztmöglichen Zugangs der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes zu verweisen. Bei der Berechnung der Frist ist der Tag der Versammlung nicht mitzurechnen³, ebenso wenig wie der Tag des Zugangs⁴. Zum Fristende ist der Zugang nicht auf die üblichen Geschäftszeiten der Gesellschaft beschränkt, sondern endet um 24 Uhr⁵. Das Fristende kann auch auf einen Sonn- oder Feiertag fallen. Der frühere Schutz dieser Tage ist durch § 122 Abs. 7 S. 2 AktG abgeschafft. Auch Datum und Uhrzeit des Record Date und die Formalien des § 123 Abs. 4 AktG sollten im Einberufungstext genau benannt sein. Zu beachten ist hierbei, dass sich der Nachweis⁶ auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung um 0.00 Uhr beziehen muss. Zudem darf die Einberufung bei börsennotierten Gesellschaften keine strengeren Formbestimmungen enthalten, als sie § 123 Abs. 4 S. 1 AktG fordert. Somit ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes Textform ausreichend. Es ist also auch eine Anmeldung per elektronischer Medien, wie z.B. E-Mail möglich. Damit der Erhalt jeder Anmeldung und jedes Aktienbesitznachweises gewährleistet werden kann, ist dringend zu empfehlen, dass in der Einberufung eine Post- und E-Mailadresse sowie eine Fax-Nummer angegeben werden, an die die erforderlichen Unterlagen gesendet werden müssen. Enthält die Einberufung diese Angaben nicht, muss die Gesellschaft jeden rechtzeitigen Zugang am Ort der Hauptverwaltung oder der Geschäftsleitung gegen sich gelten lassen⁷. Die Angaben zur Bedeutung des Nachweisstichtages variieren in der Praxis. Ausreichend sollte sein, dass aufgeführt wird, dass nur die Personen zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt sind, die am Record Date Aktionäre sind⁸. Bei Gesellschaften mit Namensaktien entfallen die Angaben zum Nachweisstichtag. Teilnahmeberechtigt sind diejenigen Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind⁹. Damit die Daten der teilnahmeberechtigten Personen rechtzeitig feststehen, kann in diesem Fall kurz vor der Hauptversammlung ein Umschreibe- und Eintragungsstopp verhängt werden¹⁰. In der Praxis ist es üblich, diesen Umschreibestopp mit dem Ablauf des letzten Anmeldetages beginnen zu lassen¹¹. Das Datum des Eintragungsstopps muss nicht zwingend in der Einberufung genannt werden¹².

Des Weiteren sind bei börsennotierten Aktiengesellschaften in der Einberufung Angaben zum Verfahren der Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten und durch Briefwahl aufzunehmen¹³. Sollten für die Bevollmächtigung spezielle Formulare erforderlich sein, so muss es hierauf einen Hinweis geben. Um den Aktionären die Bevollmächtigung eines Dritten¹⁴ oder eines Kreditinstituts bzw. einer Aktionärsvereinigung¹⁵ zu erleichtern und um sicher zu gehen, alle zur Bevollmächtigung erforderlichen Angaben zu erhalten, ist es sinnvoll, den Aktionären ein vorgefertigtes Formular zur Verfügung zu stellen. Dieses wird den Anteilseignern bei Gesellschaften mit Namensaktien meist mit dem Anmeldebogen übersandt. Bei Gesellschaften mit Inhaberaktien wird das Bevollmächtigungsformular oft auf der Internetseite der Gesellschaft zum Download angeboten. Hier sollte in der Einberufung die genaue Internetadresse angegeben werden, über die das Dokument heruntergeladen werden kann. Zudem wird den Aktionären in den meisten Fällen ein Bevollmächtigungsformular mit der Eintrittskarte zugesendet, nachdem sie sich fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben. Um Anfechtungsrisiken zu vermeiden, sollte eine wirksame Bevollmächtigung nicht auf die Nutzung dieser Formulare beschränkt werden. Für die Bevollmächtigung wird ein Textformerfordernis im Sinne des § 126b BGB und die eindeutige Zuordenbarkeit als ausreichend angesehen. Stellt die Gesellschaft den Aktionären Stimmrechtsvertreter, also Mitarbeiter der Gesellschaft, die als Bevollmächtigte das Stimmrecht des Aktionärs weisungsgebunden ausüben, zur Verfügung, so sind in der Einberufung auch über deren Bevollmächtigung Angaben zu machen.

Zudem ist in der Einberufung anzugeben, in welcher Art und Weise der Gesellschaft ein Nachweis über die Bevollmächtigung elektronisch übermittelt werden kann. Es ist ausreichend, hier eine E-Mail-Adresse angegeben, an die der Aktionär die Bevollmächtigung senden kann¹⁶. Denkbar wäre hier auch ein Upload der Vollmachtsurkunde über einen Internetservice der Gesellschaft.

Sieht die Satzung die Möglichkeit einer Briefwahl oder der Abstimmung im Wege elektronischer Kommunikation (Internet-Proxy-Voting) vor, so müssen auch hierzu entsprechende Angaben in der Einberufung gemacht werden.

§ 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 3 AktG gibt für börsennotierten Unternehmen weitere Angaben vor. So muss in der Einberufung angegeben werden, unter welchen Voraussetzungen Aktionäre verlangen können, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden¹⁷. Weiterhin muss das Verfahren erklärt werden, wie die Aktionäre einen Gegenantrag ¹⁸ zu bereits bestehenden Tagesordnungspunkten stellen können und unter welchen Voraussetzungen ein Wahlvorschlag¹⁹ zur Abstimmung gestellt werden kann. Schließlich sind noch Erläuterungen zum Auskunftsrecht der Aktionäre²⁰ notwendig.

Umfängliche Angaben können unterbleiben, wenn die Einberufung auf die Internetseite der Gesellschaft verweist, auf der die ausführlichen Erläuterungen zu den obengenannten Rechten einsehbar sind²¹. Auch in diesem Fall sind jedoch die Fristen zur Ausübung der Rechte in der Einberufung zu nennen. In der Praxis beinhaltet die Einberufung neben den Fristen eine kurze Beschreibung der Voraussetzungen für die Rechtsausübung und verweist die Aktionäre für ausführliche Erläuterungen auf die Internetseite der Gesellschaft. Die Fristberechnung sollte sorgfältig durchgeführt werden, um Anfechtungsgründe²² zu vermeiden. Bei der Frist für den Zugang einer Tagesordnungserweiterung²³ ist auf die unterschiedliche Anwendung der 30-Tage-Frist bei börsennotierten Aktiengesellschaften und der 24-Tage-Frist bei Gesellschaften, die nicht an einer Wertpapierbörse notiert sind, zu achten²⁴. Zudem sollte das Fristende mit genauem Datum benannt werden²⁵.

Desweiteren muss in der Einberufung die Internetseite angegeben werden, auf der die Informationen nach § 124a AktG zugänglich sind²⁶. Hier sollte der genaue Pfad angegeben werden unter der der Inhalt der Einberufung und wesentliche Angaben zur Hauptversammlung mit den notwendigen Informationen und Unterlagen zur Stimmrechtsausübung abgerufen werden kann.

Der Text der Einberufung der Hauptversammlung sollte sehr sorgfältig vorbereitet werden. Sind die Angaben zu Firma, Sitz der Gesellschaft, sowie Zeit und Ort der Hauptversammlung fehlerhaft, sind die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig²⁷. Sind bei börsennotierten Aktiengesellschaften die Angaben zu § 121 Abs. 3 S. 3 AktG unvollständig oder falsch besteht zumindest die Gefahr einer Anfechtung der durch die Rechtsverletzung betroffenen Hauptversammlungsbeschlüsse²⁸.

1. § 121 Abs. 3 S. 3 AktG
2. gem. § 123 Abs. 2 S. 1 AktG
3. § 121 Abs. 7 AktG
4. § 123 Abs. 2 S. 4 AktG
5. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 24
6. § 123 Abs. 4 S. 2 AktG
7. Hüffer, Aktiengesetz, § 123, Rn. 7
8. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 10a
9. § 67 Abs. 2 AktG
10. Hüffer, Aktiengesetz, § 67, Rn. 20
11. Hüffer, Aktiengesetz, § 67, Rn. 20
12. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 10
13. § 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 2 AktG
14. gem. § 129 Abs. 1 S. 2 AktG
15. gem. §§ 129 Abs. 2, 135 AktG
16. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 10b
17. gem. § 122 Abs. 2 AktG
18. § 126 Abs. 1 AktG
19. § 127 AktG
20. § 131 Abs. 1 AktG
21. § 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 3 AktG
22. gem. § 243 Abs. 1 AktG
23. § 122 Abs. 2 S. 1 AktG
24. § 122 Ab. 2 S. 3 AktG
25. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 10d
26. § 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 4 AktG
27. § 241 AktG
28. § 243 Abs. 1 AktG