Spätestens drei Wochen vor der Einberufung der Hauptversammlung, also ca. acht Wochen vor dem Tag der Hauptversammlung, sollte sich der Aufsichtsrat zu einer Sitzung zur Feststellung und Billigung der Finanzberichte und zur Verabschiedung der Tagesordnung und der Verwaltungsvorschläge für die Hauptversammlung treffen. Bei dieser Sitzung sind Vertreter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die in der letztjährigen Hauptversammlung das Mandat zur Prüfung der Jahresabschlüsse erhalten haben, zur Teilnahme verpflichtet, um die Schwerpunkte der Prüfung des Jahresabschlusses zu erläutern1. Besteht im Aufsichtsrat ein Prüfungsausschuss, sollten die Prüfungsergebnisse bereits in einer vorgezogenen Ausschusssitzung detailliert erläutert werden. Der Abschlussprüfer kann in diesem Fall auch an der Sitzung des Prüfungsausschusses teilnehmen2. Bestehen keine Einwände, wird der Jahresabschluss und ein eventueller Konzernabschluss mit den zugehörigen Anhängen für das zurückliegende Geschäftsjahr festgestellt3 und gebilligt4. Auch die Prüfberichte betreffend eventueller Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen (Abhängigkeitsbericht) müssen dem Aufsichtsrat vorgelegt werden, damit sich dieser hiermit befassen kann. Der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns5 wird dem Aufsichtsrat ebenso vorgelegt und muss von diesem geprüft und verabschiedet werden6.
Des Weiteren verabschiedet der Aufsichtsrat seinen Bericht an die Hauptversammlung für das abgelaufene Geschäftsjahr7. Dieser Bericht soll die Hauptversammlung nicht nur über die Prüfungsergebnisse des Aufsichtsrats informieren, sondern auch über dessen eigene Tätigkeit8. Erfolgt keine Beschlussfassung über den Bericht oder gibt es gravierende Mängel (z.B. fehlende Unterschrift des Aufsichtsratsvorsitzenden, erhebliche inhaltliche Mängel), ist der daran anknüpfende Beschluss über die Entlastung des Vorstands und des Aufsichtsrats oder gegebenenfalls über eine Wiederwahl des Aufsichtsrats anfechtbar9. Zudem kann eine Pflichtverletzung auch eine Schadenersatzpflicht nach §§ 93, 116 AktG nach sich ziehen10. Ist die Darstellung verschleiert oder unrichtig, kann sich ebenso eine Strafbarkeit nach § 400 Abs. 1 S. 1 AktG ergeben11.
Schließlich verabschieden der Vorstand und der Aufsichtsrat die im Vorfeld entworfenen Tagesordnungspunkte und die entsprechenden Beschlussvorschläge der Verwaltung.