Der nach § 125 Abs. 1 AktG notwendige Inhalt der Einladungsbroschüre beschränkt sich auf den Einberufungstext. Sollte bei börsennotierten Gesellschaften die Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds auf der Tagesordnung stehen, ist zusätzlich die Mitgliedschaft des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen anzugeben. Zudem ist in der Mitteilung auf die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten und durch eine Vereinigung von Aktionären hinzuweisen, falls diese Erläuterung nicht bereits Bestandteil des Einberufungstextes sind1.
Um dem Aktionär den Besuch der Hauptversammlung zu erleichtern, kann zusätzlich eine Anfahrtsbeschreibung und eine Anfahrtsskizze zum Versammlungsort beigefügt werden. Einige Gesellschaften stellen den Aktionären auch ein Ticket für den örtlichen Verkehrsverbund zur Verfügung (z.B. Axel Springer SE).
Im Hinblick auf den Versand der Unterlagen ist zu prüfen, welches Format die Broschüre aufweisen soll, um hohe Versandkosten zu vermeiden. So kann es sinnvoll sein, Einladungen mit geringem Umfang im Din-lang-Format zu erstellen, um sowohl beim Versand an die Depotbanken als auch beim Direktversand an die Aktionäre Aufwand und Kosten zu sparen.
Zwischen der Fertigstellung des Drucks und dem Ende der 21-Tage-Frist2 sollte genügend Zeit verbleiben, um die Einladungsbroschüren vor dem Versand auf Fehler zu kontrollieren und einen eventuellen Nachdruck veranlassen zu können.
Die Satzung kann die Übermittlung der Mitteilungen auf den elektronischen Weg beschränken3. Da dies voraussichtlich zu sinkenden Hauptversammlungspräsenzen führen wird, ist solch eine Satzungsregelung nur bedingt zu empfehlen4.
Der Einladungsversand ist sehr sorgfältig vorzubereiten, da ein Verstoß gegen die Regelungen in § 125 Abs. 1 S. 1 bis 3, 1. HS und Abs. 2 AktG zu einer Anfechtbarkeit der Hauptversammlungsbeschlüsse führt5. In der Praxis werden die Veröffentlichung in den Wertpapier-Mitteilungen, die Konzeption und der Druck der Einladungsbroschüre und der Versand der Mitteilungen nach § 125 AktG oft an externe Hauptversammlungsdienstleister ausgegliedert.