Das Teilnehmerverzeichnis braucht als Anlage zur notariellen Niederschrift nicht mehr zum Handelsregister eingereicht zu werden, gem. § 129 Abs. 4 S. 2 AktG hat jedoch jeder Aktionär bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung ein Recht auf Einsichtnahme bei der Gesellschaft. Da das Teilnehmerverzeichnis nicht mehr zwingend in Papierform geführt werden muss, kann den Aktionären auch elektronische Einsicht auf einem Bildschirm gewährt werden1. Aktionäre können analog § 9 Abs. 2 S. 1 HGB gegen Erstattung der Kosten auch eine Kopie oder einen Ausdruck des Teilnehmerverzeichnisses von der Gesellschaft fordern2.
Stellt die Gesellschaft den Aktionären zur Stimmrechtsausübung einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zur Verfügung, so muss sie gem. § 134 Abs. 3 S. 3 AktG die Vollmachtserklärungen drei Jahre lang nachprüfbar festhalten. Dies ist unproblematisch, wenn die Vollmacht auf einem hierfür vorgesehenen Formular in Schriftform erteilt wird. Gewährt die Satzung eine andere Form der Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter, sollte sie auch eine Regelung enthalten, wie derartig erteilte Erklärungen nachprüfbar festgehalten werden können3. Die Dreijahresfrist beginnt nicht mit dem Tag des Zugangs der Vollmacht, sondern mit dem Tag der Hauptversammlung und richtet sich nach den § 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB.