Hauptversammlung AG

Gem. § 130 Abs. 1 S. 1 AktG ist jeder Beschluss der Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft in einem notariellen Protokoll zu beurkunden. Ist die Gesellschaft nicht börsennotiert und werden keine Beschlüsse gefasst, für die das Gesetz eine Dreiviertel- oder eine größere Mehrheit vorsieht, reicht gem. § 130 Abs. S. 2 AktG eine Niederschrift, die der Vorsitzende des Aufsichtsrats unterzeichnet, aus. Bei der Niederschrift handelt es sich nicht nur um eine Formalie, vielmehr sind die von der Hauptversammlung gefasste Beschlüsse gem. § 241 Nr. 2 AktG nichtig, wenn sie nicht oder nur mangelhaft protokolliert worden sind. So müssen in das Protokoll gem. § 130 Abs. 2 AktG Ort und Tag der Hauptversammlung und der Name des Notars aufgenommen werden. Zudem müssen die Art und das Ergebnis der Abstimmung protokolliert werden. Hinsichtlich der Art der Abstimmung ist anzugeben, ob das Stimmrecht z.B. geheim, schriftlich, durch Aufstehen, durch Handzeichen oder durch die Abgabe von Stimmkarten oder die elektronische Erfassung der Stimmen ausgeübt wurde, ob die Additionsmethode oder die Subtraktionsmethode angewandt wurde und ob die Stimmen händisch oder elektronisch ausgezählt wurden¹.

Zur Wirksamkeit der Beschlussfassung muss der Versammlungsleiter die von der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse feststellen und verkünden¹. Er muss darstellen, ob der Antrag durch den Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde und den maßgeblichen Inhalt des Beschlusses darlegen². Handelt es sich um einen Beschlussvorschlag der Verwaltung, kann sich der Versammlungsleiter zur Darstellung des maßgeblichen Inhalts auf die Einberufung beziehen. Eine denkbare Formulierung hierzu wäre „Der Beschlussvorschlag der Verwaltung, entsprechend dem Wortlaut, wie im Bundesanzeiger vom [Veröffentlichungsdatum] veröffentlicht, ist damit angenommen“.

Gem. § 134 Abs. 4 AktG richtet sich die Form der Abstimmung nach der Satzung. Diese überträgt die Festlegung auf die Art der Abstimmung meist auf den Versammlungsleiter¹. Dieser sollte die Modalitäten der Abstimmung so wählen, dass die Feststellung des Abstimmungsergebnisses relativ sicher erfolgen kann und möglichst wenig Zeit in Anspruch nimmt². Auf einer kleinen Versammlung mit wenigen Teilnehmern ist eine Abstimmung durch Handaufheben oder Zuruf denkbar, da die Stimmenanzahl des Aktionärs anhand der Stimmkartennummer oder dem Namen des Aktionärs, durch das Teilnehmerverzeichnis ermittelt werden kann. Die meisten kleinen Gesellschaften greifen jedoch mittlerweile auf eine computergestützte Auszählung zurück. Bei Gesellschaften mit einem größeren Aktionärskreis ist zur sicheren und schnellen Ermittlung des Ergebnisses ein EDV-System unabdingbar. Weit verbreitet ist hierbei der Einsatz von Stimmabschnitten und Stimmkarten, die in Stimmblöcken gebündelt werden. Immer mehr setzt sich jedoch aufgrund der Flexibilität und Übersichtlichkeit der Einsatz einer sog. HV-Karte³ durch, die alle zur Ermittlung des Abstimmungsergebnisses notwendigen Daten des Aktionärs enthält und elektronisch mittels Strichcode direkt beim Aktionär eingelesen werden kann. Im Gegensatz zum Stimmblock oder zu Stimmabschnitten, die nur in begrenzter Anzahl beim Zugang zur Hauptversammlung an den Aktionär ausgehändigt werden, ist man beim Einsatz einer HV-Karte nicht auf eine bestimmte Anzahl an Abstimmpunkten begrenzt. Wird zum Beispiel bei einer Gesellschaft mit einer großen Anzahl an Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern über deren Entlastung gem. § 120 Abs. 1 S. 2 AktG im Wege der Einzelentlastung abgestimmt, kann die Kapazität an verfügbaren Stimmkarten bzw. Stimmabschnitten schnell ausgeschöpft sein, vor allem dann, wenn z.B. im Laufe der Versammlung noch über einige Geschäftsordnungsanträge von Aktionären abgestimmt werden soll. Bei dem Einsatz einer HV-Karte und einem entsprechenden EDV-System zur Abstimmung können hingegen beliebig viele Abstimmpunkte definiert und eingelesen werden.

Grundsätzlich ist gem. § 12 Abs. 1 AktG jeder Aktionär stimmberechtigt. Eine Ausnahme gibt es bei Vorzugsaktionären; diese können gem. §§ 12 Abs. 1 S. 2 AktG i.V.m. § 139 Abs. 1 AktG von der Stimmberechtigung ausgeschlossen werden. Das Stimmrecht der Vorzugsaktionäre lebt allerdings gem. § 140 Abs. 2 S. 1 AktG wieder auf, wenn die Vorzugsdividende über zwei Jahre nicht ausgezahlt oder nachgezahlt wird, etwa weil die Gesellschaft keinen Bilanzgewinn erzielt hat¹.

Ein Stimmverbot kann sich ergeben, wenn ein Aktionär Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglied ist und über seine Entlastung abgestimmt wird. In diesem Fall darf dieser gem. § 136 Abs. 1 AktG sein Stimmrecht nicht ausüben. Das gleiche gilt, wenn von der Hauptversammlung darüber abgestimmt wird, ob er von einer Verbindlichkeit zu befreien ist oder ob die Gesellschaft gegen ihn einen Anspruch geltend machen soll. Häufig wird übersehen, dass den Vorstand auch dann vom Stimmrecht ausgeschlossen ist, wenn gem. § 286 Abs. 5 HGB über eine Nichtveröffentlichung der Angaben zur Vorstandsvergütung im Anhang zum Jahresabschluss gem.
§ 285 Nr. 9 a HGB und im Anhang zum Konzernabschluss gem. § 314 Abs. 1 Nr. 6 a i.V.m. Abs. 3 HGB, abgestimmt wird.

Hat der Versammlungsleiter die Generaldebatte geschlossen, wird über die in der Einberufung bekanntge­machten Tagesordnungspunkte abgestimmt. Die Art der Abstimmung und das Abstimmverfahren werden hierbei meist aufgrund einer Satzungsregelung durch den Versammlungsleiter festgelegt. Damit die Hauptversammlungsbeschlüsse rechtmäßig zustande kommen und Bestand haben, sollte auf die Ermittlung der Abstimmungsergebnisse und die Verkündung des Abstimmungsergebnisses durch den Versammlungsleiter große Sorgfalt gelegt werden.

Eine Auskunft durch den Vorstand ist dann erforderlich, wenn sie zur Urteilsfindung eines durchschnittlichen Aktionärs hinsichtlich eines Tagesordnungspunktes wesentlich ist¹. Dies lässt einen großen Spielraum offen, so dass im Zweifelsfalle dem Auskunftsverlangen großzügig entgegengekommen werden sollte.

Bei der Auskunftserteilung hat der Vorstand gem. § 131 Abs. 2 S. 1 AktG die Grundsätze einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft einzuhalten. Die Auskünfte müssen also vollständig und sachlich zutreffend sein².

Jeder teilnehmende Aktionär und jeder bevollmächtigte Aktionärsvertreter hat gem. § 131 AktG das Recht, in der Hauptversammlung Redebeiträge abzugeben und Fragen zum abgelaufenen Geschäftsjahr zu stellen. Dieses Recht haben auch Anteilseig­ner, die zwar teilnahmeberechtigt aber nicht stimmberechtigt sind¹. Dies soll dem Aktionär dazu dienen, die Gegenstände der Tagesordnung sachgemäß beurteilen zu können². Der Aktionär kann Fragen zu allen Angelegenheiten der Gesellschaft stellen. Dies betrifft unter anderem die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage, die Geschäftspolitik und die Darstellung des Unternehmens in der Öffentlichkeit³. Oftmals ist zur Beurteilung des Geschäftsverlaufes auch die Beziehung zu Vertragspartnern entscheidend⁴.

Nach der Verlesung der Formalien, dem Bericht des Aufsichtsrats und des Vorstands und nach Aufruf aller Tagesordnungspunkte eröffnet der Versammlungsleiter die Generaldebatte. In dieser können die Aktionäre und Aktionärsvertreter ihr Rede- und Fragerecht gem. § 131 Abs. 1 AktG ausüben und neben Redebeiträgen auch Fragen an den Vorstand zu den Tagesordnungspunkten stellen. Es liegt im Ermessen des Versammlungsleiters, ob er eine Einzeldebatte über jeden einzelnen Tagesordnungspunkt oder eine Generaldebatte, zusammengefasst über alle Tagesordnungspunkte, anordnet¹. Bei großen Unternehmen findet die Aussprache in der Regel gesammelt über alle Tagesordnungspunkte in einer Generaldebatte statt, da die Redebeiträge der Aktionäre oft mehrere Tagesordnungspunkte einschließen. Die Generaldebatte wird gerne von kritischen Aktionären benutzt, um die Versammlung in die Länge zu ziehen oder aufgrund der Qualität der Fragenbeantwortung eine Anfechtungsklage wegen eines Verstoßes des Vorstands gegen die Auskunftspflicht gem. § 131 Abs. 2 AktG zu erheben.

Mit den an der Eingangskontrolle erfassten Daten wird die Präsenzliste erstellt. In dieser werden Name und Wohnort des Aktionärs und eines eventuellen Aktionärsvertreters, die Zahl der Aktien und ein Besitzkennzeichen, das darauf hinweist, ob die genannte Person Inhaber der Aktien ist oder diese gem. § 129 Abs. 2 u. 3 AktG vertritt, ausgewiesen¹. Das Teilnehmerverzeichnis muss nicht mehr in Papierform vorliegen, sondern kann auch elektronisch geführt werden und in seinem jeweils aktuellen Stand auf einem oder mehreren Bildschirmgeräten sichtbar gemacht werden². Das Teilnehmerverzeichnis muss auch nicht zwingend im Versammlungsraum einsehbar sein, sondern kann auch in einem Vor- oder Nebenraum kenntlich gemacht werden³. Die Kenntnisnahme durch den Aktionär muss während der Hauptversammlung jedoch ohne wesentlichen Zeitaufwand möglich sein⁴.

Um das Teilnehmerverzeichnis gem. § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG erstellen zu können, müssen die Aktionäre beim Zugang zur Hauptversammlung registriert werden. Um diese Erfassung zu erleichtern, erhalten die Aktionäre – wie oben bereits dargestellt – von der Anmeldestelle eine Eintrittskarte zugesendet, auf der alle relevanten Daten für das Teilnehmerverzeichnis hin­terlegt sind. So müssen Name und Wohnort des Aktionärs und eines eventuellen Vertreters sowie die Zahl der gehaltenen oder vertretenen Aktien aufgenommen werden¹. Zudem ist anzugeben, ob es sich um Stammaktien oder Vorzugsaktien handelt. Neben den Aktionären und Aktionärsvertretern, die die Aktien gem. § 129 Abs. 1 S. 1 AktG in Eigenbesitz halten, sind gem. § 129 Abs. 2 u. 3 AktG auch Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen aufzunehmen, die das Stimmrecht geschäftsmäßig für ihre Kunden oder Mitglieder ausüben. Diese handeln in fremdem Namen und decken die Person des Vertretenen nicht auf. Die Aktien werden als Vollmachtsbesitz im Teilnehmerverzeichnis erfasst. Diese Art der Vertretung, im Namen dessen, den es angeht, ist nur Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen gestattet². Auch der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft hält die Aktien in Vollmachtsbesitz, obwohl er in § 135 Abs. 8 AktG nicht genannt ist³.