Hinweise und Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Hauptversammlung nach dem Aktienrecht
Bei jeder aktienrechtlichen Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis aufzustellen. Hierzu müssen die Aktionäre und Aktionärsvertreter beim Zutritt zum Versammlungsbereich registriert werden. Zudem muss bis zum Ende der Versammlung eine laufende Protokollierung der Aktionärsfluktuation durchgeführt werden, damit der Versammlungsleiter immer einen aktuellen Stand der präsenten Aktionäre und Aktionärsvertreter ermitteln kann.
Alle Unterlagen, die vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft auszulegen sind, sind gem. § 176 Abs. 1 S. 1 in Verbindung mit § 175 Abs. 2 AktG auch in der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Dies ist somit der Jahresabschluss, der Lagebericht, der Bericht des Aufsichtsrats und, soweit im letzten Geschäftsjahr ein Gewinn erzielt wurde, der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns. Handelt es sich um ein börsennotiertes Unternehmen, ist zusätzlich ein erläuternder Bericht zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB auszulegen. Ist die Gesellschaft ein Mutterunternehmen im Sinne des § 290 Abs. 1 u. 2 HGB müssen gem. § 175 Abs. 2 u. 3 in Verbindung mit § 176 Abs. 1 AktG auch der Konzernabschluss, der Konzernlagebericht sowie der Prüfungsbericht des Aufsichtsrats zugänglich sein.
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