Damit sich die Aktionäre in ausreichender Weise über die anstehenden Beschlussfassungen auf der Hauptversammlung und über das abgelaufene Geschäftsjahr informieren können, schreibt § 124a AktG den börsennotierten Unternehmen vor, auf ihrer Internetseite alle hierzu notwendigen Dokumente zu veröffentlichen. So sind der Einberufungstext, eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll, die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung auf die Internetseite einzustellen. Diese Unterlagen sind überwiegend in der Einladung und im Geschäftsbericht enthalten Diese beiden Dokumente werden meist als PDF-Datei auf die Internetseite eingestellt. Ergänzend hierzu ist ein Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und – falls dies von der Gesellschaft angeboten wird – ein Formular für die Briefwahl einzustellen. Die Veröffentlichungspflicht wurde durch das ARUG eingeführt und soll bewirken, dass die Internetseite mehr und mehr zum zentralen Informationsmedium der Gesellschaften ausgebaut wird1.
Damit die Aktionäre nicht nur auf das Internet angewiesen sind, sollen sie sich auch direkt bei ihrer Aktiengesellschaft informieren können. Hierzu hat die Gesellschaft in ihren Geschäftsräumen die Jahresabschlüsse der AG und eventuell des Konzerns, den Lagebericht, den Bericht des Aufsichtsrats und den Vorschlag der Verwaltung zur Verwendung des Bilanzgewinns auszulegen2. Diese sind wiederum im Geschäftsbericht und in der Einladung enthalten. Diese Unterlagen müssen den Aktionären auch als Abschrift unverzüglich zur Verfügung gestellt werden, wenn diese es verlangen3. Um ein Anfechtungsrisiko gem. § 243 Abs. 1 AktG zu vermeiden ist es somit ratsam, mehrere Exemplare am Firmensitz zur Ausgabe an die Aktionäre vorzuhalten. Von rechtlicher Relevanz ist hierbei – besonders bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen – wie weit der Begriff „Geschäftsräume“ gefasst wird. So ist strittig, ob die Unterlagen am Unternehmenssitz, am Sitz der Hauptverwaltung oder bei jeder Niederlassung einsehbar sein müssen4. Um auch hier ein Anfechtungsrisiko zu vermeiden, sollten die Unterlagen auf jeden Fall am Sitz der Hauptverwaltung ausgelegt werden. Zudem sollten die Auslagen auch in den Geschäftsräumen des Vorstands erhältlich sein. Unterhält der Vorstand verschiedene Dienstsitze, sind die Unterlagen auch in den verschiedenen Geschäftsräumen auszulegen5. Von der Auslagepflicht kann abgewichen werden, wenn die Berichte auf der Internetseite veröffentlicht werden6. Da eine Verletzung der Auslagepflichten einen Anfechtungsgrund darstellt, sollte auf eine zusätzliche Auslage der Unterlagen bei der Hauptverwaltung des Unternehmens und in den Geschäftsräumen des Vorstands dennoch nicht verzichtet werden, um auch bei einer technischen Störung der Internetseite Rechtssicherheit zu bewahren7.
Die Veröffentlichung einer Kurzfassung der Einberufung in einem Börsenpflichtblatt ist seit 01.01.2011 auch für börsennotierte Unternehmen nicht mehr notwendig8. Aus Informationsgründen führen einige Aktiengesellschaften diese Veröffentlichung jedoch noch durch.