Hauptversammlung AG

Gibt es ein Anmeldeerfordernis und keine satzungsbedingte Verkürzung der Anmeldefrist endet die Anmeldefrist zur Hauptversammlung gem. § 123 Abs. 2 S. 2 AktG mit Ablauf des siebten Tages vor der Hauptversammlung. Anhand der Anmeldedaten kann kontrolliert werden, welche Aktionäre oder Aktionärsvertreter sich zur Hauptversammlung angemeldet haben. Hieraus lassen sich Rückschlüsse auf den Umfang der organisatorischen Maßnahmen, wie Catering oder Bestuhlung des Versammlungssaales ziehen.  Der Anmeldebestand lässt jedoch in manchen Fällen auch eine Prognose auf die zu erwartenden Abstimmungsergebnisse zu. Dies ist besonders bei Unternehmen der Fall, bei denen sich ein Großteil der Aktien und damit der Stimmrechte in der Hand weniger Investoren befindet. Es erscheint sinnvoll, am Vortag des letzten Anmeldetages bereits die Anmeldedaten zu kontrollieren, um Rückschlüsse darauf zu ziehen, ob die jeweiligen Tagesordnungspunkte voraussichtlich die nötige Mehrheit bekommen werden oder nicht. Befinden sich große bekannte Stimmpakete noch nicht im Anmeldebestand, kann bis zum Ende der Anmeldefrist noch versucht werden, die Inhaber der Aktien zu einer Anmeldung ihres Aktienbestandes zur Hauptversammlung zu bewegen und bei der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung teilzunehmen oder im Vorfeld der Versammlung den Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Entspricht der Beschlussvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem oder mehreren Tagesordnungspunkten nicht den Vorstellungen des Aktionärs, kann er zu dem entsprechenden Tagesordnungspunkt einen Gegenantrag stellen. Unter gewissen Umständen muss die Gesellschaft diesen Gegenantrag im Vorfeld der Versammlung veröffentlichen. Voraussetzung hierfür ist gem. § 126 Abs. 1 S. 1 AktG, dass der Aktionär den Gegenantrag der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung übersendet. Hierbei ist allerdings nicht entscheidend, dass der Aktionär den Gegenantrag fristgerecht absendet, sondern der Antrag muss der Gesellschaft innerhalb dieser Frist zugehen¹. Die Berechnung der Frist erfolgt wie bei der Einberufung². Der Tag der Hauptversammlung und der Tag des letztmöglichen Zugangs werden nicht mitberechnet. Wird diese Frist nicht eingehalten, braucht der Gegenantrag nicht veröffentlicht zu werden. Der Aktionär hat dann aber dennoch die Möglichkeit, den Gegenantrag auf der Hauptversammlung zu stellen³.

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Infolge des ARUG wurde auch für deutsche Gesellschaften in § 118 Abs. 2 AktG die Möglichkeit eingeführt, die Aktionäre mittels Briefwahl an den Abstimmungen mitwirken zu lassen. Man spricht hier von Ausübung des Stimmrechts ohne Teilnahme¹. Dieses Verfahren muss entweder direkt durch die Satzung gestattet sein oder der Vorstand wird aufgrund der Satzung ermächtigt, eine Briefwahl anzubieten. In der Einberufung ist dann gem. § 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 2b AktG das Verfahren der Stimmabgabe mittels Briefwahl zu erläutern. Gewährt die Satzung der Gesellschaft die Möglichkeit der Briefwahl, sollte diese auch ein Anmeldeerfordernis zur Ausübung des Stimmrechts im Sinne des § 123 Abs. 2 S. 1 AktG vorsehen, damit dem Aktionär, der mittels Briefwahl abstimmt, die entsprechenden Unterlagen rechtzeitig zugesendet werden können. Für die Briefwahl ist sowohl Schriftform (§ 126 BGB), Textform (§ 126b BGB) als auch elektronische Form (§ 126a BGB) möglich². Erfolgt die Briefwahl in Schrift- oder Textform, ist für die richtige Erfassung der Briefwahlstimmen empfehlenswert, einen Termin für den letztmöglichen Zugang der Briefwahlunterlagen bei der Gesellschaft zu setzen. Dieser sollte so gewählt werden, dass die Stimmen rechtzeitig vor dem Tag der Versammlung im Hauptversammlungssystem erfasst werden können. Erfolgt die Briefwahl in elektronischer Form, z.B. über ein Internetportal der Gesellschaft, können die Stimmen aus technischer Sicht noch bis zum Ende des Einsammelvorgangs bei der Abstimmung durch den Aktionär eingegeben werden und fließen dann durch einen Datenimport in die Auswertung des Abstimmungsergebnisses ein.

Sowohl bei Gesellschaften mit Inhaberaktien als auch bei Gesellschaften, die Namensaktien ausgegeben haben, besteht die Möglichkeit, bereits im Vorfeld der Hauptversammlung virtuelle Stimmkarten für Banken, Aktionärsvereinigungen und den Stimmrechtsvertreter anzulegen. Voraussetzung hierzu ist, dass ein entsprechendes computergestütztes System zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung eingesetzt wird. Dieses Verfahren verkürzt am Tag der Hauptversammlung den Einsammelzeitraum für die Stimmen bei der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte und ist besonders bei der Verarbeitung der Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft hilfreich. Der Stimmrechtsvertreter muss dann nicht mehr für jeden Aktionär, von dem er bevollmächtigt wurde, einzeln abstimmen, sondern die Stimmen werden entsprechend der Abstimmweisung des Aktionärs bereits im Vorfeld der Versammlung im Hauptversammlungssystem hinterlegt und brauchen bei der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung durch den Stimmrechtsvertreter nur noch freigegeben zu werden. Die hinterlegten Stimmen fließen dann automatisch in die Ergebnisermittlung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ein.

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Ebenso wie bei Gesellschaften mit Inhaberaktien gibt es auch bei Aktiengesellschaften die Namensaktien ausgegeben haben in vielen Fällen durch die Satzung ein Anmeldeerfordernis gem. § 123 Abs. 1 S. 1 AktG. Die Anmeldung der Aktien erfolgt hierbei allerdings nicht durch die Depotbank, sondern direkt durch den Aktionär. Dieser bekommt zusammen mit der Einladungsbroschüre von der Gesellschaft oder dem Aktienregisterführer oder Hauptversammlungsdienstleister, der als Anmeldestelle fungiert, die Anmeldedokumente zugesendet. Neben der Möglichkeit, sich oder einen Dritten im Sinne des § 129 Abs. 2, 3 AktG zur Hauptversammlung anzumelden, enthält der Anmeldebogen meist gleich ein Formular zur Erteilung von Abstimmweisungen zu den Tagesordnungspunkten an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, soweit den Aktionären ein solcher zur Verfügung gestellt wird. Zusätzlich ist es sinnvoll, den Aktionär mittels des beigefügten Anschreibens darauf hinzuweisen, seine Daten zu überprüfen und ihm für Änderungen ein gesondertes Formular zur Verfügung zu stellen.

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Der überwiegende Teil börsennotierter Aktiengesellschaften mit Inhaberaktien sieht gem. § 123 Abs. 2 S. 1 AktG in der Satzung ein Anmeldeerfordernis für die Hauptversammlung vor ¹]. Hierzu versenden die Depotbanken zusammen mit den Einladungsbroschüren ein Anmeldeformular an die Aktionäre oder stellen dies bei elektronischer Übermittlung gem. § 128 Abs. 1 S. 2 AktG ins Postfach des Depotkunden ein. Die Kreditinstitute treten hier als Informationsmittler für die Gesellschaften auf, die ihre Aktionäre weithin nicht kennen und sich deshalb auch nicht direkt an sie wenden können ². Sowohl für den postalischen Versand als auch für den elektronischen Versand kann das Kreditinstitut gem. § 128 Abs. 3 AktG i. V. m. § 1 KreditInstAufwV einen pauschalierten Ersatz der Bearbeitungs- und Versandkosten verrechnen. Der Versand der Dokumente hat gem. § 128 Abs. 1 S. 1 AktG unverzüglich nach Erhalt der Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG von der Gesellschaft an alle Aktionäre zu erfolgen, die zu Beginn des 21. Tages Aktien im Depot des Kreditinstituts verwahrt haben.

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