Neben den Angaben über die Gesellschaft, Ort und Zeit der Versammlung und zu den Tagesordnungspunkten mit den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat sind für den Einberufungstext bei börsennotierten Aktiengesellschaften noch weitere Informationen notwendig. So sind zusätzlich die Teilnahmevoraussetzungen für die Aktionäre anzugeben, die Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und, bei Gesellschaften mit Inhaberaktien, der Nachweisstichtag (sog. Record Date) und dessen Bedeutung1.
Bei den Angaben zu den Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts ist zu beachten, ob die Satzung der Gesellschaft ein Anmeldeerfordernis2 vorschreibt. Ist dies der Fall, muss dies im Einberufungstext genannt werden.
Ebenso muss das Datum des Record Date bekannt gemacht werden, wenn die Satzung für die Teilnahme an der Versammlung und die Stimmrechtsausübung einen Nachweis des Anteilsbesitzes fordert. Um Anfechtungsrisiken zu vermeiden, sollte sorgfältig auf die Formulierung des Textes geachtet werden. So ist es empfehlenswert, das Datum genau anzugeben und auch auf die Uhrzeit des letztmöglichen Zugangs der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes zu verweisen. Bei der Berechnung der Frist ist der Tag der Versammlung nicht mitzurechnen3, ebenso wenig wie der Tag des Zugangs4. Weiterlesen