Der Zeitpunkt, zu dem die Hauptversammlung einzuberufen ist, richtet sich nach der Einberufungsfrist des § 175 Abs. 1 AktG. Die Hauptversammlung muss demnach unverzüglich1 einberufen werden, nachdem der Jahresabschluss vom Aufsichtsrat gebilligt wurde2 und dieser seinen Prüfungs- und Rechenschaftsbericht3 beim Vorstand eingereicht hat.
Um genügend Zeit für die Planung und die Vorbereitung der Hauptversammlung zu erhalten, wird der Veranstaltungstermin – zumindest bei Gesellschaften, die im Börsensegment DAX oder MDAX notiert sind – meist schon ein Jahr im Voraus festgesetzt und oftmals auch bereits am Ende einer Hauptversammlung für das nächste Jahr bekannt gegeben. Ist dies der Fall, müssen alle Anstrengungen unternommen werden, damit der Jahresabschluss auch zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung fertiggestellt und vom Aufsichtsrat gebilligt wurde, um den Anforderungen des § 175 Abs. 1 AktG zu genügen. Bei kleineren Gesellschaften, bei denen die Vorbereitung der Hauptversammlung nicht so viel Zeit in Anspruch nimmt und keine Notwendigkeit besteht, dass ein großer Veranstaltungssaal im Voraus reserviert werden muss, erfolgt die Festlegung des HV-Termins oft erst dann, wenn absehbar ist, wann die Billigung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat erfolgen wird. Weiterlesen