Eine korrekte Versammlungsleitung ist Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung und eine gute Darstellung des Unternehmens nach außen. Deshalb ist es empfehlenswert, dem Versammlungsleiter zur Vorbereitung auf die Versammlung und zur Durchführung der Versammlung einen Leitfaden an die Hand zu geben, der vorlesefertig den gesamten Versammlungsverlauf abbildet. Der Leitfaden sollte gut lesbar sein und Regieanweisungen enthalten, wie bei kritischen Situationen zu verfahren ist.
Der Versammlungsablauf stellt sich in der Regel immer gleich dar. Zu Beginn der Versammlung erläutert der Versammlungsleiter die notwendigen Formalien. Dies beinhaltet unter anderem die Feststellung der fristgerechten Einberufung der Versammlung, eine Feststellung über die Vollzähligkeit des Aufsichtsrats und eine Vorstellung des Notars, der die Versammlung protokolliert. Er legt den Präsenzbereich fest und gibt Hinweise auf das Verfahren der Präsenzermittlung und der Zugänglichmachung des Teilnehmerverzeichnisses. Die notwendigen Regelungen zur Durchführung der Generaldebatte werden erläutert und die Art und das Verfahren der Abstimmung erklärt. Weiterlesen