Ebenso wie bei Gesellschaften mit Inhaberaktien gibt es auch bei Aktiengesellschaften die Namensaktien ausgegeben haben in vielen Fällen durch die Satzung ein Anmeldeerfordernis gem. § 123 Abs. 1 S. 1 AktG. Die Anmeldung der Aktien erfolgt hierbei allerdings nicht durch die Depotbank, sondern direkt durch den Aktionär. Dieser bekommt zusammen mit der Einladungsbroschüre von der Gesellschaft oder dem Aktienregisterführer oder Hauptversammlungsdienstleister, der als Anmeldestelle fungiert, die Anmeldedokumente zugesendet. Neben der Möglichkeit, sich oder einen Dritten im Sinne des § 129 Abs. 2, 3 AktG zur Hauptversammlung anzumelden, enthält der Anmeldebogen meist gleich ein Formular zur Erteilung von Abstimmweisungen zu den Tagesordnungspunkten an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, soweit den Aktionären ein solcher zur Verfügung gestellt wird. Zusätzlich ist es sinnvoll, den Aktionär mittels des beigefügten Anschreibens darauf hinzuweisen, seine Daten zu überprüfen und ihm für Änderungen ein gesondertes Formular zur Verfügung zu stellen.
Gem. § 125 Abs. 2 S. 1 AktG muss jedem Aktionär, der zu Beginn des 14. Tages vor der Versammlung als Aktionär im Aktienregister eingetragen ist, eine Einladungsbroschüre zugesendet werden. Um die Aktionäre frühzeitig über den Zeitpunkt der Versammlung und über die Tagesordnung zu informieren und um ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Anmeldungen und den Eintrittskartenversand zu erhalten, wird bei Publikumsgesellschaften mit einem großen Aktionärskreis bereits zwischen der Einberufung und dem 14. Tag vor der Hauptversammlung ein Erstversand der Einladungsbroschüren und der Anmeldeformulare durchgeführt. Am 15. Tag vor der Versammlung um 24 Uhr wird dann nochmals ein Abzug des Aktienregisters erstellt und überprüft, ob zwischen dem Abzug des ersten Versandes und dem aktuellen Abzug neue Aktionäre hinzugekommen sind. An die Neuaktionäre wird dann ebenso eine Einladungsbroschüre mit Anmeldebogen übersendet. Die 14-Tage-Frist des § 125 Abs. 2 S. 1 AktG ist jedoch keine Präklusionsfrist. So können auch später im Aktienregister eingetragene Aktionäre an der Hauptversammlung teilnehmen und ihre Aktionärsrechte ausüben, sofern sie sich bei einem Anmeldeerfordernis fristgerecht anmelden1. Ist in der Satzung gem. § 123 Abs. 2 S. 3 AktG keine kürzere, in Tagen zu bemessende Anmeldefrist vorgesehen, muss die Anmeldung gem. § 123 Abs. 2 S. 2 AktG am siebten Tag vor dem Tag der Hauptversammlung bei der Gesellschaft oder der mit der Entgegennahme der Anmeldungen betrauten Stelle zugegangen sein.
Damit das Teilnehmerverzeichnis mit dem Aktienregister übereinstimmt, nehmen viele Aktiengesellschaften mit Namensaktien nach Ende der Anmeldefrist einen Umschreibestopp im Aktienregister vor2. Ein solcher kann durch die Satzung geregelt sein, ist nach herrschender Meinung aber nach Ablauf der Anmeldefrist zur Hauptversammlung auch ohne Satzungsregelung möglich, wenn in der Einberufung darauf hingewiesen wird3. Wird ein solcher sog. Technical Record Date zum Ende der Anmeldefrist durchgeführt, braucht das Aktienregister am Tag der Hauptversammlung nicht mehr dahingehend kontrolliert werden, ob ein bereits angemeldeter Aktionär aus dem Register ausgetragen wurde, da nach Ende der Anmeldefrist und dem Tag der Hauptversammlung keine Änderungen im Aktienregister mehr durchgeführt werden. Wird auf einen Umschreibestopp verzichtet, muss am Tag der Hauptversammlung nochmals überprüft werden, ob ein Aktionär seine gesamten Aktien oder einen Teil davon verkauft hat. Ist dies der Fall, muss im ersten Fall dessen Eintrittskarte storniert werden, bei einem Teilverkauf müssen die Stimmen des Aktionärs entsprechend reduziert werden. Ist die Anmeldung des Aktionärs oder eines Aktionärsvertreters im Sinne des § 129 Abs. 2, 3 AktG fristgerecht bei der Gesellschaft oder der Anmeldestelle eingegangen, werden diesen ebenso wie bei Gesellschaften mit Inhaberaktien Eintrittskarten für die Hauptversammlung zugesandt.