Um Aktionäre, Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen über die anstehende Hauptversammlung zu informieren, muss diesen die Einberufung mitgeteilt werden1. Diese Frist endet zwar erst 21 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, im Vorfeld müssen jedoch die Mitteilungsempfänger ermittelt und die Mitteilungsbroschüren gestaltet und gedruckt werden. Um die 21-Tage-Frist des § 125 Abs. 1 S. 1 AktG einzuhalten, empfiehlt es sich daher, unverzüglich nach Verabschiedung des Einberufungstextes im Aufsichtsrat mit der Vorbereitung der Einladungen für die Aktionäre zu beginnen.
Aktiengesellschaften, die Inhaberaktien ausgegeben haben, wissen in den Fällen, in denen keine Meldegrenzen nach § 20 Abs. 1 AktG oder § 21 Abs. 1 WpHG überschritten wurden nicht, wer ihre Aktionäre sind. Um den Aktionären einen Zugang zu einer Einladung zu gewähren, verpflichtet § 128 Abs. 1 S. 1 AktG die Depotbanken, ihren Kunden die Mitteilungen nach § 125 AktG, die in der Einladung gebündelt sind, zuzusenden. Damit die Depotbanken rechtzeitig über den Termin der Hauptversammlung informiert werden und Einladungen anfordern können, schaltet die Gesellschaft meist bereits vor der Einberufung eine Bekanntmachung des Hauptversammlungstermins in den Wertpapier-Mitteilungen2. Um die Banken umfassend zu informieren, sollten die Wertpapierkennnummer der Gesellschaft, die Firma, das Datum der Hauptversammlung, der Versammlungsort und die Kontaktdaten, bei denen die Mitteilungen nach § 125 AktG angefordert werden können, angegeben werden. Zusätzlich ist meist noch ein Hinweis enthalten, unter welcher Adresse der Aufwendungsersatz für das Weiterleiten der Einladungen an die Aktionäre in Rechnung gestellt werden kann. Die Daten können an den Verlag, der die Wertpapier-Mitteilungen herausgibt, per E-Mail gesendet werden. Dieser leitet die Informationen dann mittels einer Anzeige an die Depotbanken weiter.
Die Banken überprüfen, ob sie Depotkunden haben, die Aktien der Gesellschaft halten und fordern dann entsprechend der Anzahl der Kunden Einladungsbroschüren an, um sie unverzüglich an die Aktionäre weitersenden zu können3. Die Anforderung erfolgt hierbei meist per Fax oder auf elektronischem Weg per E-Mail. Um eine rechtzeitige Rückmeldung der Banken zu erhalten, sollte man diesen eine Frist für die Anforderung der benötigten Exemplare setzen. Diese ist so zu wählen, dass je nach Menge, Umfang und Aufwand genügend Zeit zum Druck der Einladungsbroschüren bleibt und ein fristgerechter Versand gewährleistet werden kann.
Hat die Gesellschaft Namensaktien ausgegeben, ist sie ebenso verpflichtet, den Aktionären, die am 14. Tag vor der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, eine entsprechende Mitteilung zu machen4. Die Einladung kann in diesem Fall direkt an die Aktionäre versendet werden, da sich die Versanddaten aus dem Aktienregister ergeben.
Zur Ermittlung der benötigten Anzahl an Einladungsbroschüren darf sowohl bei Gesellschaften mit Inhaberaktien als auch bei solchen mit Namensaktien nicht vergessen werden, anhand des letztjährigen Teilnehmerverzeichnises zu kontrollieren, welche Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen in der letzten Versammlung Stimmrechte für Aktionäre ausgeübt haben. Diesen ist ebenso eine Mitteilung zu übersenden5.