Um den Registrationsprozess beim Zugang zur Hauptversammlung zu erleichtern wird den Aktionären nach fristgemäßer Anmeldung von der Anmeldestelle eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung zugesendet. Diese wird meist mit einem Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und eventuell zur Erteilung einer Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Möglichkeit der Erteilung von Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten kombiniert.
Die Eintrittskarte enthält hierbei alle Angaben, die zur Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 AktG notwendig sind. Dies sind zum einen Name und Wohnort des Aktionärs, die Anzahl der Aktien und die Aktiengattung. Zum anderen muss angegeben werden, ob sich die Aktien in Eigenbesitz des Aktionärs befinden oder ob er das Stimmrecht für einen anderen Aktionär im Vollmachtsbesitz1 oder im Fremdbesitz2 ausübt.Diese Daten sind in den meisten Fällen mittels der Eintrittskartennummer zusätzlich in einem Strichcode gespeichert, der es den Mitarbeitern an der Zugangskontrolle zur Hauptversammlung erleichtert, die Daten des Aktionärs in einem computergestützten Hauptversammlungssystem, das zur Erfassung der Aktionärsdaten und zur Auswertung der Abstimmung dient, einzulesen. Zudem enthält die Eintrittskarte noch Angaben zum Versammlungsort und zu Datum und Beginn der Veranstaltung.
Auf der Rückseite der Eintrittskarte befindet sich oft ein Vollmachtsformular3, mit dem der Aktionär einen Dritten zur Ausübung seiner Aktionärsrechte bevollmächtigen kann. Hält die Aktiengesellschaft einen Stimmrechtsvertreter vor, den der Aktionär bevollmächtigen kann und der das Stimmrecht des Aktionärs nach dessen Abstimmweisung ausübt, kann dieses Formular ebenfalls mit der Eintrittskarte kombiniert werden. Solch ein Formular enthält, neben den Ausführungen zur Bevollmächtigung, die Tagesordnung für die Hauptversammlung und die Möglichkeit der Weisungserteilung für jeden bekanntgemachten Tagesordnungspunkt, der voraussichtlich im Laufe der Versammlung zur Abstimmung gestellt wird. Zudem sind noch rechtliche Hinweise zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters angegeben.
Der Entwurf des Eintrittskartenformulars sollte zur Freigabe zeitnah nach der Verabschiedung der Tagesordnung durch Vorstand und Aufsichtsrat von der Anmeldestelle an die Gesellschaft und deren Rechtsberater weitergeleitet werden, damit noch Anpassungen vorgenommen und die Karten gedruckt werden können, bevor der Versand der Eintrittskarten an die Aktionäre oder an Banken, die die Eintrittskarten selbst an ihre Depotkunden weiterleiten, erfolgt.