Besteht aufgrund der Satzung der Gesellschaft ein Anmeldeerfordernis, muss die Gesellschaft in der Einberufung eine Adresse nennen, unter der sich die Aktionäre anmelden können1. Die Funktion der Anmeldestelle wird in den meisten Fällen auf ein Kreditinstitut, einen Aktienregisterführer oder einen Hauptversammlungsdienstleister ausgelagert, die sich hierauf spezialisiert haben und mit den nötigen technischen Hilfsmitteln ausgestattet sind, um einen rechtssicheren Ablauf des Anmeldeprozesses zu gewährleisten. Die Anmeldestelle sollte möglichst frühzeitig beauftragt werden, damit die Eintrittskarte rechtzeitig zum erstmöglichem Versand fertiggestellt und von der Gesellschaft freigegeben ist.
Da die Pflege der Aktionärsdaten sehr aufwändig ist, benötigen Gesellschaften mit Namensaktien, die an einer Börse im geregelten Verkehr oder im Freiverkehr gehandelt werden, zur Pflege des Aktienregisters einen spezialisierten Dienstleister, der über die nötige Technik und über eine elektronische Anbindung an die Börse verfügt. Dieser Registerführer wird in vielen Fällen auch als Anmeldestelle für die Hauptversammlung beauftragt, da er bereits über die Aktionärsdaten verfügt und diese für die Anmeldeanschreiben an die Aktionäre auswerten kann. Alternativ wird der Anmeldestellendienst auch an den Hauptversammlungsdienstleister ausgegliedert, der die Gesellschaft bei der Organisation der Hauptversammlung unterstützt. Während früher der Anmeldestellendienst für Gesellschaften mit Inhaberaktien meist durch die Zahlstelle, also die Bank, die die Dividendenzahlung für die Gesellschaft durchführt, erledigt wurde, sind mit Inkrafttreten des ARUG im Jahre 2009 und dem darin geregelten Wegfall des Hinterlegungserfordernisses auch die Hauptversammlungsdienstleister berechtigt, die Anmeldungen für die Gesellschaften entgegenzunehmen. Um durchgehend einen aktuellen Anmeldestand und somit Rückschlüsse auf die Teilnehmerzahl und Stimmverhältnisse zu erhalten, scheint es sinnvoll, den Anmeldedienst an die Stelle auszugliedern, die die Gesellschaft bei der Organisation und der Durchführung der Hauptversammlung unterstützt und deren Mitarbeiter im besten Fall am Tag der Versammlung für eventuelle Vorgangsklärungen vor Ort zur Verfügung stehen.