Sowohl bei Gesellschaften mit Inhaberaktien als auch bei Gesellschaften, die Namensaktien ausgegeben haben, besteht die Möglichkeit, bereits im Vorfeld der Hauptversammlung virtuelle Stimmkarten für Banken, Aktionärsvereinigungen und den Stimmrechtsvertreter anzulegen. Voraussetzung hierzu ist, dass ein entsprechendes computergestütztes System zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung eingesetzt wird. Dieses Verfahren verkürzt am Tag der Hauptversammlung den Einsammelzeitraum für die Stimmen bei der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte und ist besonders bei der Verarbeitung der Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft hilfreich. Der Stimmrechtsvertreter muss dann nicht mehr für jeden Aktionär, von dem er bevollmächtigt wurde, einzeln abstimmen, sondern die Stimmen werden entsprechend der Abstimmweisung des Aktionärs bereits im Vorfeld der Versammlung im Hauptversammlungssystem hinterlegt und brauchen bei der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung durch den Stimmrechtsvertreter nur noch freigegeben zu werden. Die hinterlegten Stimmen fließen dann automatisch in die Ergebnisermittlung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ein.
Ebenso bieten manche Gesellschaften diesen Service auch für Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen an, die für ihre Depotkunden oder Mitglieder als Stimmrechtsvertreter auftreten. Diese senden im Vorfeld der Hauptversammlung ebenfalls einen Weisungsspiegel an den Betreuer des elektronischen Hauptversammlungssystems und bekommen von diesem eine Bestätigung der erfassten Weisungen zur Kontrolle. Auch hier wird die entsprechende virtuelle Stimmkarte bei der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung durch den Vertreter der jeweiligen Organisation freigegeben.
Werden bei der Hauptversammlung virtuelle Stimmkarten eingesetzt, wird von kritischen Aktionären oftmals eingewendet, dass es sich um eine unzulässige Ungleichbehandlung der Aktionäre handelt. Dies ist aber nur dann denkbar, wenn der Aktionär im Vorfeld der Hauptversammlung selbst die Gesellschaft aufgefordert hat, ihm eine virtuelle Stimmkarte auszustellen und dies von der Gesellschaft abgelehnt wurde.